전화 통화 시 지켜야 할 비즈니스 매너

비즈니스 전화 예절: 원활한 소통을 위한 필수 매너

직장 내에서 전화 통화는 다양한 커뮤니케이션 수단 중 하나로, 업무의 원활한 진행을 돕는 중요한 역할을 합니다. 그러나 전화 통화는 상대방의 얼굴을 보지 않고 대화하기 때문에, 여러 가지 상황에서 예의와 매너를 잊기 쉬운 순간이 많습니다. 올바른 전화 예절을 실천함으로써 개인뿐만 아니라 회사의 이미지를 높일 수 있습니다. 다음은 비즈니스 전화 통화 시 고려해야 할 몇 가지 요소입니다.

전화를 받을 때의 기본 예절

전화가 울리기 시작하면, 되도록이면 빠르게 응대하는 것이 중요합니다. 주의할 점은 다음과 같습니다:

• 전화는 세 번 울리기 전에 받는 것이 바람직합니다.
• 전화를 받는 즉시 소속과 이름을 밝혀야 합니다. 예를 들어, “안녕하세요, XX팀의 000입니다.”라고 인사하는 것이 좋습니다.
• 상대방이 자신을 소개하지 않고 바로 본론으로 들어간 경우, 정중하게 소속과 이름을 요청해야 합니다. “실례지만, 귀하의 소속과 성함이 어떻게 되시나요?”라고 문의할 수 있습니다.
• 전화의 목적을 파악한 후, 관련 담당자에게 신속하게 연결해주어야 합니다. “어떤 용무로 전화를 주셨나요?” 등으로 용건을 확인합니다.

전화를 연결할 때 유의사항

전화를 연결할 때는 다음 사항을 신경 써야 합니다:

• 연결하고자 하는 사람의 이름과 소속을 확인합니다. “00팀의 000님이 맞으신가요?”라고 하여 담당자를 확인한 후, “잠시만 기다려 주세요.”라고 안내합니다.
• 고객이 원하는 담당자가 부재중인 경우, 부재의 사유를 간단히 설명하고 메모를 남기는 것이 중요합니다. 예를 들어, “000 팀장님은 회의 중입니다. 성함과 연락처를 남겨주시면 전달해 드리겠습니다.”라고 안내할 수 있습니다.
• 통화가 끝난 후, 반드시 상대방이 먼저 전화를 끊을 때까지 기다리는 것이 매너입니다. 통화 종료 전 “감사합니다.”라는 인사를 잊지 않도록 합니다.

전화를 걸 때의 기본 원칙

전화 통화를 걸 때는 용건을 미리 정리해두는 것이 좋습니다. 다음과 같은 요령을 따라야 합니다:

• 전화하기 전에 상대방의 이름과 소속, 직급을 파악하여 연락을 시도합니다.
• 상대방이 전화를 받으면, 먼저 인사를 하고 자신의 소속과 이름을 밝혀야 합니다. 예를 들어, “안녕하세요, XX회사 XX팀 000입니다.”라고 인사합니다.
• 찾고자 하는 상대가 아닐 경우, 정중하게 연결 부탁을 해야 합니다. “000 대리님 연결 부탁드립니다.” 또는 “부재중이라면 메모를 남길 수 있을까요?”라고 말합니다.
• 상대방과 연결되면, 통화 가능 여부를 파악한 후 통화를 시작합니다. “지금 통화 가능하신가요?” 혹은 “어떻게 도와드릴까요?”라는 질문으로 대화를 시작할 수 있습니다.

전화 통화 시 유의할 점

전화 통화 중에 유의해야 할 점은 다음과 같습니다:

• 상대방이 통화 중인 경우, 반드시 양해를 구해야 합니다. “지금 통화 중인데, 잠시만 기다려 주세요.”라고 말합니다.
• 상대방이 부재중일 경우, 부재 이유와 함께 메모를 남길 수 있도록 안내합니다. “지금 자리에 없으시니, 메모를 남겨드릴까요?”라고 문의하여 상대방의 용무를 확인합니다.
• 상대방의 소속과 이름, 연락처 등을 정확히 기록하고, 통화가 종료되기 전에 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다.

특별한 상황에서의 전화 응대

전화 통화 중에 예상치 못한 상황이 발생할 수 있습니다. 다음은 그러한 상황에서의 예절입니다:

• 전화 통화가 도중에 끊어진 경우, 상대방에게 양해를 구하며 다시 연결합니다. “죄송하지만, 통화가 끊어졌네요. 다시 연결해 드리겠습니다.”라고 말합니다.
• 상대방이 개인 연락처를 요청하는 경우, 정중하게 거절합니다. “죄송하지만, 개인 연락처는 알려드릴 수 없습니다. 담당자에게 전달하겠습니다.”라고 응대합니다.
• 통화 중 다른 사람들이 대기 중인 경우, 간단히 양해를 구하고 전화를 진행합니다. “죄송합니다. 잠시만 기다려 주세요.”라고 말하는 것이 좋습니다.

전화 예절의 중요성

전화 예절은 개인의 비즈니스 이미지뿐만 아니라 회사의 이미지를 결정짓는 중요한 요소입니다. 약속된 시간과 장소에서 신속하고 정확하게 정보를 전달하는 것은 비즈니스 성공에 큰 도움이 됩니다. 따라서 올바른 전화 예절을 갖추는 것은 직장인으로서 필수적인 역량이라 할 수 있습니다.

결론적으로, 비즈니스 통화 시에는 자신감 있는 태도를 유지하며 올바른 예절을 지키는 것이 중요합니다. 정중하고 친절한 응대는 상대방에게 긍정적인 인상을 심어주며, 이는 궁극적으로 생산적인 업무 환경을 조성하는 데 기여합니다. 따라서 이러한 가이드라인을 바탕으로 실천한다면, 비즈니스 전화 예절에 한층 더 가까워질 수 있을 것입니다.

자주 묻는 질문과 답변